3PL Dienstleister im Vergleich: So bewerten Sie Kosten und ROI

Bei der Auswahl eines 3PL Dienstleisters wandert der Fokus meist zuerst auf die Kosten: Was kostet Pick & Pack? Wie hoch sind die Lagergebühren? Was kostet eine Bestellung?

Ein Anbieter mit besonders niedrigen Fulfillment-Gebühren kann auf den ersten Blick attraktiv wirken. Wenn Bestellungen jedoch langsamer versendet werden, häufiger Fehler auftreten oder wichtige Integrationen fehlen, können die tatsächlichen Kosten deutlich höher ausfallen. Dazu kommen möglicherweise mehr Anfragen beim Support, zusätzliche manuelle Arbeit oder verlorene Kunden.

Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, welcher 3PL Dienstleister am günstigsten ist, sondern welcher Anbieter für Ihr Unternehmen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie den ROI eines 3PL Dienstleisters bewerten und welche Faktoren neben dem reinen Fulfillment-Preis berücksichtigt werden sollten.

Warum der günstigste 3PL Dienstleister nicht immer die beste Wahl ist

Beim Vergleich von Angeboten machen viele Unternehmen den Fehler, die Preise pro Bestellung direkt gegenüberzustellen.

Beispielsweise:

Auf den ersten Blick ist Anbieter A günstiger. In der Praxis kann Anbieter B trotzdem die bessere wirtschaftliche Entscheidung sein, wenn er Prozesse automatisiert, Bestellungen zuverlässiger versendet, weniger manuelle Arbeit verursacht und das Unternehmen bei weiterem Wachstum unterstützt.

Hier kommt der Return on Investment (ROI) ins Spiel: Bei einem 3PL Dienstleister sollte der ROI nicht nur anhand der monatlichen Rechnung bewertet werden. Entscheidend ist, welchen wirtschaftlichen Beitrag der Fulfillment-Partner insgesamt leistet.

Die tatsächlichen Fulfillment-Kosten

Bei der Wahl eines E-Commerce Fulfillment-Partners sollten Sie alle Kosten berücksichtigen, die im Zusammenhang mit Lagerung und Auftragsabwicklung entstehen.

Dazu gehören im Normalfall:

• Lagergebühren
• Pick & Pack
• Verpackungsmaterial
• Versandkosten
• Retourenabwicklung
• Zusatzleistungen und Sonderprozesse
• Onboarding- und Einrichtungskosten
• Technologie- oder Plattformgebühren
• Mindestmengen oder Mindestumsätze
• Kosten für zusätzliche Lager- oder Versandoptionen

Auch interne Kosten sollten in die Rechnung einfließen: Wie viel Zeit verbringt Ihr Team aktuell damit, Bestände abzugleichen, Versandprobleme zu klären oder Aufträge manuell zu korrigieren? Wie viele Kundenanfragen entstehen aufgrund verspäteter oder fehlerhafter Lieferungen?

Diese Kosten tauchen auf keiner Rechnung auf, gehören aber trotzdem zu den tatsächlichen Kosten Ihres Logistikprozesses.

Was kostet schlechtes Fulfillment?

Eine verspätete Bestellung kann zu einer Kundenanfrage führen. Daraus kann eine Erstattung oder Ersatzlieferung entstehen. Im schlimmsten Fall verliert der Kunde das Vertrauen in Ihre Marke und bestellt beim nächsten Mal woanders.

Ähnlich sieht es bei falschen Lieferungen oder Bestandsfehlern aus.

Mögliche Folgekosten sind:

• zusätzlicher Aufwand für den Kundenservice
• Ersatzlieferungen
• Erstattungen
• negative Bewertungen
• zusätzliche Versandkosten
• verlorene Wiederholungskäufe
• gebundene oder nicht verfügbare Bestände

Gerade im deutschen E-Commerce sind Versand und Retouren ein wichtiger Bestandteil der Gesamtkosten. Gleichzeitig ist ein guter Retourenprozess für die Kundenbindung relevant: Untersuchungen des bevh zeigen, dass negative Erfahrungen mit der Retourenabwicklung ein Grund für die Abwanderung von Kunden sein können.

Ein günstiger Preis kann deshalb schnell relativiert werden, wenn die Servicequalität nicht stimmt.

Liefergeschwindigkeit als Teil des ROI

Kunden wollen vor allem, dass ihre Bestellung pünktlich und vollständig bei ihnen ankommt. Die Leistung des Fulfillment-Partners wirkt sich damit direkt auf die Kundenerfahrung aus.

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie deshalb nicht nur fragen, was eine Bestellung kostet, sondern auch:

• Wie hoch ist die Bestellgenauigkeit?
• Wie viele Bestellungen werden innerhalb des vereinbarten Zeitraums versendet?
• Welche Cut-off-Zeiten gelten?
• Wie schnell werden Bestellungen nach Eingang verarbeitet?
• Wie wird mit Auftragsspitzen umgegangen?
• Welche Versandoptionen stehen zur Verfügung?
• Wie werden Sendungen und Zustellungen nachverfolgt?

Ein zuverlässiger Versand kann dazu beitragen, Kundenanfragen und Fehler zu reduzieren und die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungskäufen zu erhöhen.

Für einen 3PL Vergleich bedeutet das: Servicequalität sollte genauso bewertet werden wie der Preis.

Retouren gehören in jede ROI-Berechnung

Retouren werden bei der Auswahl eines Fulfillment-Partners häufig erst später betrachtet. Dabei können sie einen erheblichen Teil der operativen Kosten ausmachen.

Ein schlecht organisierter Retourenprozess bindet nicht nur Lagerkapazität, auch Erstattungen können sich verzögern und verkaufsfähige Ware kann unnötig lange aus dem verfügbaren Bestand verschwinden.

Ein guter E-Commerce Fulfillment-Partner sollte deshalb einen klaren Prozess für Retouren bieten.

Dazu gehören beispielsweise:

• schnelle Erfassung eingehender Retouren
• Prüfung und Klassifizierung der Ware
• zeitnahe Rückführung verkaufsfähiger Produkte in den Bestand
• transparente Statusinformationen
• strukturierte Bearbeitung beschädigter oder nicht verkaufsfähiger Ware
• Anbindung an Shop und Kundenservice

Technologie kann zunächst teurer sein, aber mittelfristig Kosten sparen

Ein 3PL Anbieter mit moderner Technologie ist oftmals nicht der günstigste Anbieter.

Eine leistungsfähige Fulfillment-Plattform kann beispielsweise Echtzeit-Bestände, automatische Auftragsverarbeitung, Reporting, Shop- und Marktplatzintegrationen sowie eine zentrale Übersicht über Bestellungen und Retouren bieten.

Diese Funktionen können sich auf der Rechnung zunächst als zusätzliche Kosten bemerkbar machen.

Der wirtschaftliche Nutzen zeigt sich jedoch an anderer Stelle.

Wenn Bestände automatisch synchronisiert werden, müssen Mitarbeiter weniger Daten manuell übertragen. Wenn Bestellungen automatisch an das Lager übermittelt werden, sinkt der Aufwand für die Auftragsbearbeitung. Und wenn Ihr Team jederzeit auf aktuelle Bestandsdaten zugreifen kann, lassen sich Fehlbestände und Überverkäufe besser vermeiden.

Bestandsgenauigkeit beeinflusst mehr als nur das Lager

Bestandsmanagement ist ein gutes Beispiel dafür, warum der ROI eines 3PL Dienstleisters über die reine Lagerleistung hinausgeht.

Veraltete oder ungenaue Bestandsdaten können Auswirkungen auf mehrere Bereiche haben.

Marketing startet möglicherweise eine Aktion für Produkte, die nicht ausreichend verfügbar sind. Der Kundenservice kann Fragen zum Lagerbestand nicht zuverlässig beantworten. Einkauf und Planung arbeiten mit falschen Zahlen. Gleichzeitig steigt das Risiko von Überverkäufen oder unnötigen Nachbestellungen.

Eine zentrale und aktuelle Bestandsübersicht kann dagegen mehrere Prozesse verbessern.

Für einen 3PL Vergleich sollten Sie daher prüfen:

• Wie aktuell sind die Bestandsdaten?

• Welche Systeme können angebunden werden?
• Gibt es eine API?
• Können mehrere Vertriebskanäle zentral verwaltet werden?
• Welche Reporting-Funktionen stehen zur Verfügung?
• Wie werden Bestandsabweichungen behandelt?

Ein günstiger 3PL Dienstleister kann beim Wachstum teuer werden

Der passende Fulfillment-Partner sollte nicht nur für Ihr heutiges Bestellvolumen funktionieren.

Aktuell bearbeitet Ihr Unternehmen vielleicht 500 Bestellungen pro Tag – aber was passiert, wenn daraus 1.500 werden? Oder wenn ein neuer Marktplatz, B2B-Kanal oder ein weiterer europäischer Markt hinzukommt?

Ein Anbieter, der bei kleinen Volumen günstig ist, kann schnell an Grenzen stoßen. Das kann zu zusätzlichen Kosten führen:

• neue interne Prozesse
• zusätzliche Mitarbeiter
• neue Lagerstandorte
• manuelle Schnittstellen
• längere Bearbeitungszeiten
• Einschränkungen bei neuen Vertriebskanälen
• aufwendige Anbieterwechsel

Skalierbarkeit sollte deshalb bereits bei der Auswahl berücksichtigt werden.

Was bedeutet gutes Preis-Leistungs-Verhältnis beim Fulfillment?

Preis-Leistung bedeutet nicht, möglichst wenig für Fulfillment zu bezahlen. Viel mehr geht es darum, für die Kosten die Leistung zu erhalten, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

Ein etwas teurerer Anbieter kann beispielsweise die bessere Wahl sein, wenn er:

• schneller und zuverlässiger versendet
• weniger Fehler verursacht
• Retouren effizienter verarbeitet
• Bestände genauer verwaltet
• mehr Prozesse automatisiert
• bessere Integrationen bietet
• interne Ressourcen freisetzt
• internationales Wachstum erleichtert

Der Mehrpreis ist dann kein reiner Kostenpunkt, sondern eine Investition in effizientere Prozesse.

Umgekehrt sollte ein höherer Preis nicht automatisch als Qualitätsmerkmal gelten. Entscheidend ist immer, ob die zusätzlichen Leistungen für Ihr Geschäftsmodell tatsächlich einen messbaren Mehrwert bieten.

Den ROI eines 3PL Dienstleisters richtig bewerten

Eine einfache ROI-Betrachtung kann helfen, verschiedene Anbieter besser miteinander zu vergleichen.

Eine mögliche Grundlage ist:

ROI = wirtschaftlicher Nutzen des Fulfillments − Gesamtkosten des Fulfillments

Zum wirtschaftlichen Nutzen können beispielsweise eingesparte interne Arbeitszeit, weniger Kundenanfragen, geringere Retourenaufwände, bessere Bestandskontrolle oder zusätzliche Wiederholungskäufe gehören.

Wichtig ist dabei, realistische Vergleichswerte zu verwenden.

Wenn ein neuer 3PL Dienstleister beispielsweise 0,50 € mehr pro Bestellung kostet, aber gleichzeitig manuelle Arbeit reduziert und weniger Fehler verursacht, sollte der zusätzliche Preis nicht isoliert betrachtet werden.

Umgekehrt sollte ein günstiger Anbieter nicht als kosteneffizient gelten, wenn die eingesparten 0,50 € durch zusätzliche interne Arbeit oder schlechte Servicequalität wieder verloren gehen.

Welche Kennzahlen sollten Sie beim 3PL Vergleich betrachten?

Je nach Geschäftsmodell können folgende Kennzahlen relevant sein:

Kosten

• Kosten pro Bestellung
• Lagerkosten
• Versandkosten
• Retourenkosten
• Verpackungskosten
• Zusatzkosten und Mindestgebühren

Servicequalität

• Bestellgenauigkeit
• Versand innerhalb der vereinbarten Zeit
• Bearbeitungszeit
• Retourenlaufzeit
• Kundenservice-Anfragen aufgrund von Fulfillment-Problemen

Effizienz

• Automatisierungsgrad
• benötigte interne Arbeitszeit
• Bestandsgenauigkeit
• Anzahl manueller Korrekturen
• Integrationen

Wachstum

• zusätzliche Lagerkapazität
• mögliche Bestellvolumen
• Unterstützung bei saisonalen Spitzen
• neue Vertriebskanäle
• internationale Versandmöglichkeiten

Nicht jede Kennzahl ist für jedes Unternehmen gleich wichtig. Entscheidend ist, welche Faktoren den Umsatz, die Marge und das Wachstum Ihres Geschäfts tatsächlich beeinflussen.

Der richtige Fulfillment-Partner muss zu Ihrem Geschäftsmodell passen

Es gibt nicht den einen 3PL Dienstleister der für jedes Unternehmen die beste Wahl ist.

Ein Fashion-Unternehmen hat beispielsweise andere Prioritäten als eine Supplement-Marke. Für ein Unternehmen mit vielen Retouren kann die Rücksendeabwicklung entscheidend sein. Ein schnell wachsendes DTC-Unternehmen benötigt möglicherweise vor allem Automatisierung und Skalierbarkeit. Ein Händler mit mehreren Marktplätzen braucht zuverlässige Integrationen und zentrale Bestandsdaten.

Auch die geplante Entwicklung des Unternehmens sollte berücksichtigt werden: Wenn Sie in den nächsten Jahren weitere europäische Märkte erschließen möchten, kann ein Anbieter mit internationaler Infrastruktur einen größeren wirtschaftlichen Nutzen bieten als ein Anbieter, der ausschließlich auf den heutigen deutschen Markt ausgerichtet ist.

Die wichtigsten Fragen an einen 3PL Dienstleister

Bevor Sie einen E-Commerce Fulfillment-Partner auswählen, sollten Sie die Anbieter möglichst anhand derselben Kriterien vergleichen.

Diese Fragen helfen dabei:

• Wie setzen sich die gesamten Fulfillment-Kosten zusammen?
• Welche Leistungen sind im Preis enthalten?
• Welche zusätzlichen Gebühren können entstehen?
• Wie hoch ist die Bestellgenauigkeit?
• Wie schnell werden Bestellungen verarbeitet und versendet?
• Wie werden Retouren bearbeitet?
• Welche Technologie und Integrationen sind enthalten?
• Wie aktuell sind die Bestandsdaten?
• Wie werden Auftragsspitzen abgefangen?
• Welche Kapazitäten stehen bei starkem Wachstum zur Verfügung?
• Welche Möglichkeiten gibt es für internationales Fulfillment?
• Welche SLAs und Leistungskennzahlen werden vereinbart?
• Welche Reporting-Funktionen stehen zur Verfügung?
  

Fazit

Beim E-Commerce Fulfillment lohnt es sich, über den Preis pro Bestellung hinauszuschauen.

Ein niedriger Einstiegspreis kann attraktiv sein. Wenn dafür jedoch langsamere Prozesse, mehr Fehler, zusätzliche manuelle Arbeit oder fehlende Wachstumsmöglichkeiten in Kauf genommen werden müssen, kann das vermeintliche Schnäppchen langfristig teuer werden.

Ein guter E-Commerce Fulfillment-Partner sollte deshalb nicht nur Kosten kontrollieren. Er sollte dabei helfen, Prozesse effizienter zu machen, Kunden zuverlässig zu bedienen und das Unternehmen auf weiteres Wachstum vorzubereiten.

Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis entsteht dort, wo Kosten, Service, Technologie und Skalierbarkeit zusammenpassen.

Der richtige 3PL Dienstleister ist deshalb nicht unbedingt der Anbieter mit dem niedrigsten Preis – sondern der, der langfristig den größten Wert für Ihr Unternehmen schafft.