Alles, was Sie über Lebensmittel und Getränke Fulfillment wissen sollten

Lebensmittel und Getränke bringen im E-Commerce besondere logistische Herausforderungen mit sich: begrenzte Haltbarkeit, unterschiedliche Lagerbedingungen und strenge Anforderungen an die Warenverfolgung.

Gleichzeitig erwarten Kunden eine schnelle Lieferung und einwandfreie Ware.

Für Marken und Händler bedeutet das: Ein Fulfillment-Partner muss mehr leisten als Bestellungen zu kommissionieren und zu verschicken. Bestandskontrolle, Lagerung, Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung lebensmittelrechtlicher Anforderungen müssen zuverlässig vonstatten gehen.

Dieser Artikel zeigt, worauf Unternehmen beim Lebensmittel und Getränke Fulfillment achten sollten und welche Fragen bei der Auswahl eines passenden Partners wichtig sind.

Was beim Lebensmittel und Getränke Fulfillment besonders wichtig ist

Lebensmittel und Getränke unterscheiden sich von klassischen E-Commerce-Produkten.

Die Haltbarkeit ist begrenzt, bestimmte Produkte benötigen definierte Lagerbedingungen und bei einigen Warengruppen gelten zusätzliche rechtliche Anforderungen. Auch die Bestandsplanung ist anspruchsvoller: Zu viel Bestand kann zu Abschreibungen führen, während zu wenig Bestand schnell zu Lieferengpässen führt.

Ein geeignetes Fulfillment Center für Lebensmittel sollte deshalb unter anderem folgende Prozesse zuverlässig abbilden können:

• Rückverfolgbarkeit von Produkten und Chargen
• Verwaltung von Mindesthaltbarkeitsdaten
• FIFO- und FEFO-Bestandsrotation
• geeignete Lagerbedingungen und Temperaturkontrolle
• strukturierte Wareneingangs- und Qualitätskontrollen
• klare Prozesse für beschädigte oder nicht verkaufsfähige Ware
• Bestandsüberwachung und Nachschubplanung
• zuverlässige Kommissionierung und Versandabwicklung

Welche Anforderungen konkret gelten, hängt vom jeweiligen Produkt und Geschäftsmodell ab. Lebensmittelunternehmen bleiben für die Sicherheit ihrer Produkte und die Einhaltung der lebensmittelrechtlichen Vorgaben verantwortlich.

Compliance sollte von Anfang an berücksichtigt werden

Im Lebensmittelhandel müssen Prozesse bereits im Lager so aufgebaut sein, dass Produkte korrekt angenommen, gelagert, verfolgt und bei Bedarf aus dem Bestand genommen werden können.

Welche Anforderungen gelten, hängt stark vom Sortiment ab: Ein haltbares Lebensmittel stellt andere Anforderungen als ein gekühltes Produkt, während bei alkoholischen Getränken zusätzliche Vorgaben berücksichtigt werden müssen. Auch die Herkunft, Charge und Haltbarkeit der Ware können für die Lager- und Versandprozesse relevant sein.

Für Marken ist deshalb entscheidend, dass ihr Fulfillment-Partner die Anforderungen des jeweiligen Sortiments kennt und im Tagesgeschäft abbilden kann. Dazu gehören beispielsweise:

• Wareneingang: Werden Produkte und gegebenenfalls Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten korrekt erfasst?
• Lagerung: Sind die erforderlichen Lagerbedingungen gewährleistet und werden sie kontrolliert?
• Bestandsführung: Können Produkte bei Qualitätsproblemen oder Rückrufen schnell identifiziert und gesperrt werden?
• Rückverfolgbarkeit: Lässt sich nachvollziehen, welche Charge wann eingelagert und an welche Kunden versendet wurde?

FIFO und FEFO: Bestände richtig rotieren

Bei Produkten mit begrenzter Haltbarkeit ist es entscheidend zu wissen, welche Charge wann abläuft und in welcher Reihenfolge die Ware ausgelagert wird.

Dabei kommen vor allem zwei Prinzipien zum Einsatz:

FIFO – First In, First Out: Die Ware, die zuerst eingelagert wurde, wird zuerst ausgelagert.

FEFO – First Expired, First Out: Die Ware mit dem frühesten Ablaufdatum wird zuerst ausgelagert.

Bei Lebensmitteln ist FEFO häufig besonders relevant, weil das Einlagerungsdatum nicht zwangsläufig etwas über die verbleibende Haltbarkeit aussagt. Eine später angelieferte Charge kann beispielsweise ein früheres Mindesthaltbarkeitsdatum haben.

Entsprechende Lagerhaltungssysteme sollten deshalb nicht nur FIFO- oder FEFO-Prozesse unterstützen, sondern diese auch zuverlässig im operativen Ablauf abbilden. Das Prinzip findet sich auch in relevanten IFS-Anforderungen für die Lagerhaltung von Lebensmitteln.

Für Unternehmen bedeutet das: Lassen Sie sich im Auswahlprozess konkret zeigen, wie ein Anbieter einen Artikel vom Wareneingang über die Lagerung bis zur Auslieferung verfolgt.

Lagerbedingungen und Kühlketten

Während viele haltbare Produkte bei kontrollierter Raumtemperatur gelagert werden können, benötigen andere Waren eine definierte Kühlung. Für diese Produkte ist es entscheidend, dass die entsprechenden Temperaturanforderungen während Lagerung und Handling eingehalten und kontrolliert werden.

Das betrifft nicht nur den eigentlichen Lagerplatz. Auch Wareneingang, Kommissionierung und Versand müssen in den Prozess einbezogen werden.

Bei der Auswahl eines Fulfillment-Partners sollten Unternehmen deshalb prüfen:

• Welche Temperaturbereiche können abgedeckt werden?

• Wie werden Temperaturen überwacht und dokumentiert?
• Wie wird mit Temperaturabweichungen umgegangen?
• Wie werden Waren bei der Anlieferung kontrolliert?
• Welche Prozesse gelten beim Kommissionieren und Versand?

Bestandsplanung bei verderblicher Ware

Ein Überbestand ist im E-Commerce grundsätzlich teuer. Bei Lebensmitteln kann er zusätzlich zum Problem werden, weil die Ware an Wert verliert, sobald die Haltbarkeit näher rückt.

Das macht die Bestandsplanung zu einem wichtigen Bestandteil des Lebensmittel und Getränke Fulfillments.

Unternehmen sollten nicht nur die aktuelle Nachfrage betrachten, sondern auch Faktoren wie:

• saisonale Schwankungen
• geplante Produktkampagnen
• Verkaufsaktionen
• neue Vertriebskanäle
• regionale Nachfrage
• Lieferzeiten der Hersteller
• verbleibende Haltbarkeit
• Mindestbestellmengen

Ein Produkt, das sich normalerweise gut verkauft, kann beispielsweise nach einer saisonalen Absatzspitze deutlich langsamer abverkauft werden. Wird gleichzeitig zu viel Ware nachbestellt, steigt das Risiko von Überbeständen.

Eine moderne Fulfillment-Lösung sollte deshalb möglichst transparente Bestandsdaten bereitstellen. Dazu gehören aktuelle Lagerbestände, Bestellvolumen, Warenbewegungen und, je nach Produkt, Informationen zu Charge und Mindesthaltbarkeit.

Je genauer diese Daten sind, desto besser können Unternehmen ihre Bestellungen und Nachlieferungen planen.

Echtzeit-Bestände werden mit mehreren Vertriebskanälen noch wichtiger

Neben DTC können Marktplätze, Einzelhandel, Großhandel und B2B-Kunden wichtige Vertriebskanäle für Lebensmittel- und Getränkemarken sein. Dadurch steigt die Komplexität der Bestandsverwaltung.

Ohne zentrale Bestandsübersicht ist es schwierig, jederzeit zu wissen, welche Mengen tatsächlich verfügbar sind und wo sich bestimmte Bestände befinden.

Eine geeignete Fulfillment-Lösung sollte deshalb unter anderem ermöglichen:

• zentrale Bestandsübersicht
• automatische Synchronisierung der Verkaufskanäle
• ERP- und Shop-Integrationen
• Bestandsübersicht nach Standort
• Chargen- und MHD-Informationen
• Warnungen bei niedrigen Beständen
• Reporting zu Bestellvolumen und Warenbewegungen

Die Frage ist nicht nur, wie viele Produkte vorhanden sind, sondern auch, welche Produkte vorhanden sind und wie lange sie noch verkauft werden können.

Alkohol bringt zusätzliche Anforderungen mit sich

Alkohol ist kein gewöhnliches E-Commerce-Produkt. Unternehmen müssen unter anderem die jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben für Verkauf, Versand und Jugendschutz berücksichtigen. Auch die Prozesse eines Fulfillment-Partners müssen zum Geschäftsmodell und den jeweiligen Vertriebskanälen passen.

Bei der Auswahl eines Partners sollten Marken deshalb konkret fragen:

• Welche Erfahrung besteht mit alkoholischen Getränken?
• Welche Prozesse gelten für Alters- und Jugendschutzanforderungen?
• Welche Versanddienstleister und Versandoptionen sind verfügbar?
• Wie werden entsprechende Bestellungen im System gekennzeichnet?
• Welche Anforderungen gelten für verschiedene Märkte?

Besonders bei internationalem Verkauf sollten Unternehmen außerdem prüfen, ob sich die Anforderungen je nach Zielland unterscheiden.

Rückverfolgbarkeit und Rückrufe

Bei Lebensmitteln ist Rückverfolgbarkeit ein zentraler Bestandteil der Lieferkette. Im Fall eines Qualitätsproblems oder Rückrufs muss schnell nachvollziehbar sein, welche Produkte und Chargen betroffen sind und welche Bestellungen diese Ware erhalten haben.

Ein Fulfillment-Partner sollte deshalb eine klare Verbindung zwischen Produkt, Charge, Lagerbestand, Bestellung und Versand herstellen können.

Auch bei Bestandsprüfungen, Qualitätsproblemen oder Kundenanfragen ist eine lückenlose Historie hilfreich. Die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit gehören zudem zu den grundlegenden Pflichten von Lebensmittelunternehmen.

Verpackung und Versand müssen zum Produkt passen

Lebensmittel und Getränke müssen nicht nur richtig gelagert, sondern auch sicher versendet werden.

Bei der Verpackung spielen dabei verschiedene Faktoren eine Rolle. Flaschen oder Gläser müssen beispielsweise vor Beschädigungen geschützt werden. Empfindliche Produkte können zusätzliche Innenverpackungen benötigen. Bei temperaturkritischen Produkten müssen gegebenenfalls weitere Maßnahmen berücksichtigt werden.

Auch die Kommissionierung ist relevant. Fehler bei der Produktauswahl können bei Lebensmitteln nicht nur zu einer falschen Lieferung führen, sondern unter Umständen auch zu einem Qualitäts- oder Compliance-Problem.

Ein strukturierter Fulfillment-Prozess sollte deshalb klare Abläufe für Wareneingang, Lagerung, Kommissionierung, Verpackung und Versand vorsehen.

Nachfrageschwankungen zuverlässig abfangen

Bei Lebensmitteln und Getränken ist die Nachfrage oft weniger gleichmäßig als bei anderen E-Commerce-Produkten. Feiertage, Sommermonate, Events oder saisonale Aktionen können den Absatz bestimmter Produkte deutlich verändern. Gleichzeitig lässt sich die Lagerreichweite bei verderblicher Ware nicht beliebig erhöhen.

Das macht die Abstimmung zwischen Absatzplanung und Fulfillment besonders wichtig. Ein guter Partner sollte in der Lage sein, auf höhere Bestellvolumen zu reagieren, ohne dass dadurch unnötig große Bestände aufgebaut werden müssen.

Besonders relevant sind dabei:

• saisonale Absatzmuster: Welche Produkte verkaufen sich zu welchen Zeitpunkten besonders gut?

• Bestandsreichweite: Wie viel Ware sollte eingelagert werden, ohne das Risiko von Überbeständen zu erhöhen?
• kurzfristige Spitzen: Wie flexibel kann das Fulfillment auf unerwartet hohe Nachfrage reagieren?
• Nachschubplanung: Wie gut lassen sich Lieferzeiten und verfügbare Bestände in die Planung einbeziehen?

• MHD und Absatzgeschwindigkeit: Wie wird verhindert, dass Ware zu lange im Lager bleibt?

Beim Thema Wachstum geht es daher nicht nur darum, wie viele Bestellungen ein Anbieter abwickeln kann. Entscheidend ist, Kapazität, Bestand und Haltbarkeit miteinander in Einklang zu bringen.

Kosten sind nicht gleich Kosten

Beim Vergleich verschiedener Anbieter sind für Unternehmen auch die Kosten ein wichtiger Faktor. Bei Lebensmitteln sollte jedoch nicht nur der Preis pro Bestellung betrachtet werden.

Zusätzliche Kosten können beispielsweise durch Lagerung, spezielle Handling-Anforderungen, Verpackung, Retouren, Bestandskorrekturen oder Sonderprozesse entstehen.

Noch wichtiger sind die Kosten, die durch ineffiziente Prozesse entstehen können.

Wenn Bestände nicht ausreichend transparent sind, kann es zu Überbeständen kommen. Wenn FEFO nicht zuverlässig funktioniert, steigt das Risiko, dass Ware nicht rechtzeitig verkauft wird. Und wenn Rückverfolgbarkeit oder Reporting überwiegend manuell erfolgen, kann der operative Aufwand mit dem Wachstum schnell steigen.

Vergleichen Sie deshalb die gesamten Fulfillment-Kosten und nicht nur den Preis für Pick & Pack.

Fazit

Begrenzte Haltbarkeit, Lagerbedingungen, Rückverfolgbarkeit und Compliance machen die Bestands- und Prozesskontrolle im Lebensmittel und Getränke Fulfillment besonders wichtig.

Vor allem FIFO- und FEFO-Prozesse helfen dabei, Bestände sinnvoll zu rotieren und unnötige Abschreibungen zu vermeiden. Gleichzeitig müssen Unternehmen ihre Nachfrage möglichst genau prognostizieren, damit nicht zu viel Ware eingelagert wird, die später nicht mehr rechtzeitig verkauft werden kann.

Der richtige Fulfillment-Partner sollte deshalb nicht nur Bestellungen zuverlässig verschicken, sondern Ihre Anforderungen an Lagerung, Bestandsverwaltung, Compliance und Skalierbarkeit verstehen und diese Prozesse transparent abbilden können.

Für wachsende Lebensmittel- und Getränkemarken wird Fulfillment damit zu einem wichtigen Faktor in der Unternehmensstrategie, der sich direkt auf Kosten, Produktqualität und Kundenzufriedenheit auswirken kann.